Обработка заявки клиента с последующей отправкой коммерческого предложения – целая эпопея. Вам звонит клиент, вы анализируете кучу прайс-листов в поисках выгодного предложения от поставщиков, оформляете документ, идете за подписью к руководству, сканируете и только потом отправляете клиенту. Даже перечисление всех действий занимает массу времени, не говоря об их совершении:) И сами понимаете, пока вы проделываете всю эту работу, клиент уже просматривает предложения от конкурентов.
Этап 1. Формирование прайсов
Прежде чем выставить коммерческое предложение, необходимо пересмотреть множество прайс-листов и указать цену товара в документе. Делать это вручную долго и утомительно – поиск товара в разных прайсах занимает время, которое мы можем потратить более продуктивно. Для облегчения работы рекомендуем сделать таблицу, в которой будет находиться весь список товаров – это должен быть единый шаблон excel-файла с ценами на товары.
Собрать и объединить базу данных - дело не из легких. Но адекватного программного решения для объединения базы данных нет - придется делать все вручную.
Почему все так сложно?
Допустим, у нас несколько xls файлов – и на них нельзя создать стандартный обработчик, т.к. у разных поставщиков разные форматы табличных файлов.
Как видите, в первом прайсе наименования товаров указаны по всей строке, модель – в отдельном столбце. Во втором прайсе даже не указан артикул товара. А представьте, что у вас 50 (!!) таких документов, и все их нужно проанализировать.
Генерируем единый excel-шаблон с базой поставщиков, в котором есть столбцы (условно):
- Наименование товара
- Поставщик
- Артикул
- Актуальная цена
- Наличие на складе
И выгружаем таблицу в базу данных интернет-магазина.
При генерации коммерческого предложения заходим в отдельный интерфейс, делаем набор товаров по артикулу, и система выдает результаты поиска.
Этап 2. Разработка коммерческого предложения
В отличие от формирования базы товаров, автоматизировать процесс составления документов проще. Решение – сервис, который генерирует коммерческие предложения. В панель управления сервиса уже загружен шаблон документа: все, что вам нужно сделать – указать данные клиента и сформировать предложение.
Менеджер, которому была передана задача в управление, указывает в документе данные клиента-организации и свои контакты.
Прайс-лист для коммерческого предложения формируется следующим образом:
- В строку поиска вводится наименование товара. Как только название товара вносится с строку поиска, система выдает подходящие варианты (если товара нет в базе, то можно ввести вручную)
- Обозначенный список товаров вносится в документ в виде таблицы.
Содержимое документа – шапка, обращение, подпись, печать – генерируется автоматически. Подробнее об автоматической генерации писем и документов вы можете почитать в этом кейсе.
Вот пример коммерческого предложения в формате pdf:
Вместо итога
Так мы решаем проблему скорости обработки заявок от клиентов. Потратив немного времени на сбор базы товаров, дело остается за автоматизированным процессом составления коммерческого предложения – а это экономия вашего времени и преимущество перед конкурентами.