Как быстро обрабатывать заявки от клиентов?

24.03.2016 368
Количество просмотров
#Арт Проект #Секреты бизнеса

Обработка заявки клиента с последующей отправкой коммерческого предложения – целая эпопея. Вам звонит клиент, вы анализируете кучу прайс-листов в поисках выгодного предложения от поставщиков, оформляете документ, идете за подписью к руководству, сканируете и только потом отправляете клиенту. Даже перечисление всех действий занимает массу времени, не говоря об их совершении:) И сами понимаете, пока вы проделываете всю эту работу, клиент уже просматривает предложения от конкурентов.

Этап 1. Формирование прайсов

Прежде чем выставить коммерческое предложение, необходимо пересмотреть множество прайс-листов и указать цену товара в документе. Делать это вручную долго и утомительно – поиск товара в разных прайсах занимает время, которое мы можем потратить более продуктивно. Для облегчения работы рекомендуем сделать таблицу, в которой будет находиться весь список товаров – это должен быть единый шаблон excel-файла с ценами на товары. 


Собрать и объединить базу данных - дело не из легких. Но адекватного программного решения для объединения базы данных нет - придется делать все вручную.

Почему все так сложно?

Допустим, у нас несколько xls файлов – и на них нельзя создать стандартный обработчик, т.к. у разных поставщиков разные форматы табличных файлов.

 

 

Как видите, в первом прайсе наименования товаров указаны по всей строке, модель – в отдельном столбце. Во втором прайсе даже не указан артикул товара.  А представьте, что у вас 50 (!!) таких документов, и все их нужно проанализировать.


Генерируем единый excel-шаблон с базой поставщиков, в котором есть столбцы (условно):

  • Наименование товара
  • Поставщик
  • Артикул
  • Актуальная цена
  • Наличие на складе

И выгружаем таблицу в базу данных интернет-магазина.

При генерации коммерческого предложения заходим в отдельный интерфейс, делаем набор товаров по артикулу, и система выдает результаты поиска.

Этап 2. Разработка коммерческого предложения

В отличие от формирования базы товаров, автоматизировать процесс составления документов проще. Решение – сервис, который генерирует коммерческие предложения. В панель управления сервиса уже загружен шаблон документа: все, что вам нужно сделать – указать данные клиента и сформировать предложение.


Менеджер, которому была передана задача в управление, указывает в документе данные клиента-организации и свои контакты.

Прайс-лист для коммерческого предложения формируется следующим образом:

  • В строку поиска вводится наименование товара. Как только название товара вносится с строку поиска, система выдает подходящие варианты (если товара нет в базе, то можно ввести вручную)
  • Обозначенный список товаров вносится в документ в виде таблицы.

Содержимое документа – шапка, обращение, подпись, печать – генерируется автоматически. Подробнее об автоматической генерации писем и документов вы можете почитать в этом кейсе.


Вот пример коммерческого предложения в формате pdf:

Вместо итога

Так мы решаем проблему скорости обработки заявок от клиентов.  Потратив немного времени на сбор базы товаров, дело остается за автоматизированным процессом составления коммерческого предложения – а это экономия вашего времени и преимущество перед конкурентами.

 

Понравилось? Подпишись на обновления!

Мы страемся публиковать в данном разделе только полезный и уникальный контент для рынка. По этому подпишись и ты будешь первым, кто получит уведомление о свежей публикации
Теперь вы подписаны на обновления блога.
Теперь вы подписаны на обновления блога.