Коммерческое предложение должно быть индивидуальным и продающим. Составление коммерческого предложения, которое клиент воспримет как индивидуальное – процесс трудоёмкий: это и описание выгод для клиента, и загрузка прайс-листов, и проставление печати у руководителя.
Конечно, вы можете хранить шаблонные КП, быстро их редактировать и отправлять клиенту – но такой документ едва ли принесет пользу.
Или наоборот: вы долго создаете документ, корпите над ним, загружаете товары, относите на утверждение (и проходите всю бюрократическую волокиту) – но это занимает так много времени, что ваши конкуренты оказываются быстрее. И каким бы идеальным коммерческое предложение ни было, оно отправлено слишком поздно.
Давайте определимся, что же должно быть в идеальном КП?
- Шапка с данными ИНН/КПП, логотипом и контактами компании (телефонный номер, адрес электронной почты);Указание адресата письма или того лица, для которого оно предназначено;
- Наименование документа (собственно, должно быть указано, что это коммерческое предложение), дата составления и номер;
- Условия оплаты и срок действующего предложения. Отлично, если ваше КП содержит уникальные условия для клиента – так вы подчеркнете свой индивидуальный подход (как бы шаблонно это ни звучало). А любому понравится, когда предложение обращено к клиенту лично, а не составлено посредством Ctrl+C Ctrl+V;
- Выгоды. Портфолио и заслуги компании – это все, конечно, хорошо, но мы должны предоставить реальные преимущества, которые выделят вас среди конкурентов;
- Указание цены, фотографии и краткое описание – подробное описание списка товаров и услуг;
- Печать организации и ФИО и подпись ответственного лица. Создатели КП редко с этим заморачиваются, а зря –казалось бы, формальное подтверждение документа резко повышает доверие к нему;
- Контакты менеджера – лица, который взаимодействует с клиентом.
Выглядит внушительно, но что если автоматизировать процесс создания коммерческих предложений?
Создаем продающее коммерческое предложение
Команда Арт Проект разработала сервис генерации коммерческих предложений, который сделает процесс генерации КП намного проще.
Шаг 1. Создаем новое КП. Этап создания нового коммерческого предложения – единоразовый процесс. В дальнейшем вам все это проходить не понадобится.
Для начала указываем данные компании: наименование организации, реквизиты, веб-сайт – все это будет отображаться в шапке. Также хотелось бы упомянуть, что на этом же этапе мы указываем формат стоимости, в которой будут отображаться наши товары/услуги – с НДС или без НДС. В случае, если вы указываете с НДС, в последнем шаге при загрузке товаров/услуг система автоматически добавит процент налога к стоимости товара.
Шаг 2. Коммерческие предложения бывают горячими, бывают холодными. Мы не отправляем коммерческие предложения холодным методом (читайте «спамным») – и вам не советуем. А вместе с горячими КП нередко отправляется и счет – поэтому было предусмотрено автоматическое отправление счета вместе с самим коммерческим предложением. На этом этапе полностью указываем реквизиты вашей компании. Сумма и наименование счета указывается на последнем этапе генерации КП.
Шаг 3. В системе предусмотрено несколько шаблонов коммерческих предложений – емких и лаконичных.
Шаг 4. Редактируем информацию в шаблоне. В каждом блоке необходимо указать именно ваши данные, которые должны присутствовать в коммерческом предложении. Неотредактированные блоки выделяются красным.
Как только вы нажимаете на блок, открывается окно изменения содержания блока. Вам не придется каждый раз указывать все данные – указанная ранее информация (реквизиты, ФИО заказчика) вставляется в формате тегов. То, что вы не указывали ранее, проставляете рядом с идентичными тегами. Вы также можете создать собственный тег (кнопка «Создать новое динамическое поле»).
Следует отметить, что блоки при редактировании подстраиваются под размер содержимого - пусть шаблон одностраничный, вы можете сделать КП любого удобного размера. Но учтите – КП не должно быть более 1-2 страниц. У лиц, принимающих решения, обычно нет времени на пролистывание длинных коммерческих предложений. А информацию, которая ему нужна, минимальна.
Редактирование всех блоков типовое, за исключением подписи. Подпись хоть необязательный атрибут КП, но желательный – как мы говорили ранее, так повышается доверие к документу. Проставление подписи также автоматизировано. Вы можете прислать оттиск печати и подписи в техподдержку – тогда мы все сделаем сами. Также имеется функция «Я хорошо знаю Photoshop» (да, прямо так и называется) – на случай, если вы хорошо владеете графическими редакторами и сможете сделать подпись самостоятельно.
На этом закончился этап формирования визуального оформления КП.
Дальше дело за малым – создание и отправка самого коммерческого предложения. Но чтобы оформить полноценное КП, нам надо загрузить прайс листы – и здесь все предельно просто, и это мы осветим в наших следующих статьях:
- Коммерческое предложение на товары и услуги: автоматизируем процесс загрузки прайс- листов в документ
- Статистика, управление доступом и многие другие фишки сервиса генерации коммерческих предложений, которые увеличат продажи.
Генератор КП внедрен в движок Task-on и может быть интегрирован с вашим сайтом, интернет-магазином или уже настроенной CRM.
Понравилась статья? Делитесь с друзьями! Остались вопросы? Задавайте в комментариях! Подписывайтесь на нашу рассылку – только полезные материалы, никакого спама!