Система регистрации защиты проектов для Schneider Electric

Как раньше производилась защита проектов

В прошлом для защиты проектов на поставку или внедрения решения поставщики отсылали заявки на электронную почту ответственному сотруднику Schneider Electric. Огромный шквал Excel таблиц создавал путаницу и ошибки в работе с поставщиками. Они сталкивались на тендерах, спорили о причастности к проекту, срывали сроки и даже пытались надавить на ответственного сотрудника Schneider Electric, чтобы он присвоил крупный проект одному из поставщиков.
Чтобы облегчить жизнь поставщикам и создать независимую систему регистрации заявок, данный процесс решили автоматизировать.

Разработка концепции проекта

Перед разработкой проекта наша команда провела аудит и предложила ряд решений по автоматизации бизнес-процессов.
Для проведения аудита наши специалисты подготовили блок-схемы к встрече с Заказчиком.

После бурных обсуждений был описан процесс взаимодействия пользователей приложения с разрабатываемым сервисом.

Разработка frontend приложения

Когда бизнес-процесс был согласован, наши менеджеры совместно с отделом разработки подготовили техническое задание, подробные прототипы приложения и дизайн интерфейсов.

Подача заявки на проект

Дизайн приложения был разработаны с учетом опыта наших специалистов и особых пожеланий Заказчика” - этот текст надо оформить и нанести рядом с прототипами и дизайном.

Разработка пользовательского интерфейса

Основная задача приложения позволить поставщикам самостоятельно подавать заявки на проект. Для этих целей был разработан личный кабинет пользователь заполняет через он-лайн форму необходимый объем обязательных полей.

Когда в фильтруемом списке менее 20 000 наименований, простые списки для веб-интерфейсов не подойдут. Необходим встроенный поиск и выбор для фильтрации в одном окне.

Все поданные заявки проходят модерацию (регистрацию в системе). Задача модератора - проверить правильность и полноту заполненных данных. Номер присваивается автоматически, и модератор не знает, кому какой номер был присвоен (этот функционал был предусмотрен с целью исключения подтасовки в присвоении заявок).

За каждым проектом закрепляются ответственные исполнители от компании Schneider Electric. После присвоения номера заявки система автоматически отправляет e-mail письма, в которых указан присвоенный номер заявки и контактные данные ответственных исполнителей.

Разработка интерфейса администратора

В Панели управления для администратора была создана система сортировки и фильтрации данных, которая позволяет быстрой найти нужную заявку от поставщика по следующим параметрам:

1. по наименованию проекта
2. по дате планируемой реализации
3. по дате поступления заявки в систему
4. по городу реализации проекта
5. по дате регистрации заявки т.д.

Все поданные заявки от дистрибьюторов можно выгрузить в удобном формате PDF или Excel. Если надо выгрузить сразу несколько заявок, то они будут автоматически архивированы в ZIP.

Заявка, которая регистрирует проекты на многие миллионы - это серьезный документ с финансовой составляющей. Юридически правильно, чтобы все заявки также хранились в бумажном виде, поэтому разрабатываем шаблон для заявки и добавляем функцию выгрузки заявки в формате PDF.

Разработанный модуль статистики позволяет сотрудникам Schneider Electric проводить анализ заявок, оценивать прогнозируемые объемы поставок, как по конкретной группе товаров, так и по всем сразу, а также вести анализ потенциальных проектов по каждому из закупщиков.

Логирование сведений в системе

Чтобы исключить редактирование заявок и избежать подлога, в системе предусмотрен независимый механизм логирования любых изменений и действий. Если возникнет спорный вопрос, можно детально выяснить, какие действия и кем выполнялись с заявкой.

Сервис сильно упростил жизнь поставщиков и позволить заказчику снять проблемные вопросы взаимодействия поставщиков по крупным проектам.

В результате за год работы сервиса произошел 1 100% рост количества заявок: вместо 22 в месяц годом ранее, поставщики вводят до 250 заявок в месяц на данный момент. Поставщики не сталкиваются на тендерах, работа с конечным заказчиком выстраивается на более комфортных условиях. С помощью анализа заявок установлены поставщики-лидеры и аутсайдеры - лучшим предоставляется бОльшаяскидка.